“Virada de sistema”: entenda como funciona esse processo

Quem contrata o sistema hospitalar da Wareline sabe que, ao final do plano de implantação, haverá um momento muito importante: a chamada “virada de sistema”. Esta é uma etapa aguardada com muita expectativa pelas instituições de saúde por representar o uso prático do sistema.

Ainda que a grande maioria dos usuários já tenha recebido o treinamento adequado, é na “virada de sistema” que o software passa a funcionar em definitivo — e por completo! É um período complexo, que requer trabalho intensivo do time da Wareline para que a instituição de saúde se sinta respaldada e segura.

No post de hoje vamos trazer quais são exatamente as etapas que antecedem esse processo, os desafios e, obviamente, os resultados obtidos em um caso real.

Hospital Dona Balbina: caso real de “virada de sistema”

O nosso exemplo será o Hospital Dona Balbina, que está localizado em Porto Ferreira, interior do Estado de São Paulo, e teve sua “virada de sistema” em janeiro de 2022.

A “virada”, que também chamamos de “operação assistida”, ocorreu em uma semana. Mas não é possível falar do GO LIVE sem remontar a todo o processo de implantação que durou cerca de três meses e envolveu mapeamentos, kick off, fase de cadastros, treinamentos e simulações.

Mais ainda: que envolveu um time integrado e preparado para tornar essa transição a mais tranquila possível — ainda que os desafios fossem grandes. Durante a semana da “virada de sistema”, dez pessoas deram suporte ao Hospital Dona Balbina. Para este conteúdo, conversamos com algumas delas.

Suporte em todas as áreas da instituição de saúde

> Antonio Marcos de Oliveira, Gerente de Operações da Wareline

Antonio Marcos foi o responsável por coordenar toda a implantação do sistema no Hospital Dona Balbina. Primeiro levantou as possibilidades de usabilidade do sistema mediante o que o hospital tem (e pode!) melhorar e depois, durante todo o processo, ajudou as equipes da Wareline e da instituição de saúde a buscar as melhores soluções para os desafios encontrados.

A tarefa, por si só, não era fácil: substituir rotinas utilizadas e consolidadas pelos usuários há mais de 10 anos e ainda inserir médicos e profissionais de enfermagem que não utilizavam rotinas informatizadas.

Houve alguns desafios a mais que tornaram a “virada” do Dona Balbina ainda mais instigante. “Um ponto marcante foi o afastamento de colaboradores tanto do hospital quanto da Wareline por causa da Covid-19. E, mesmo com a equipe reduzida, conseguimos migrar o sistema sem grandes percalços”, conta Antonio Marcos.

O sucesso é atribuído a todo o time e à inovação dos produtos da Wareline, que impactou na boa aceitação por parte dos colaboradores do hospital e tornou mais tranquila a fase de adaptação.

> Euclides Gerbasi, Coordenador de Operações da Vertical Pacientes

Toda “virada de sistema” é complexa. Mesmo com treinamentos realizados anteriormente, inseguranças e dúvidas são mais que naturais. “Os usuários estavam acostumados com outras rotinas, o que torna complexa a adaptação nos primeiros dias. Mas o sistema da Wareline tem as telas bem intuitivas e, conforme o uso, as dúvidas iam surgindo e sendo sanadas”, conta Euclides.

O Coordenador de Operações estava entre os profissionais da Wareline que auxiliavam em questões mais técnicas (como parametrização, cadastros faltantes...) e também em levar sugestões. Entre elas estão novos processos e rotinas que foram acatados pela instituição e agora vão contribuir no curto e longo prazo.

> Aline Pierobom Romagnolo, Analista de Operações da Vertical Assistencial

Por dois meses, Aline atuou no mapeamento de rotinas e processos, parametrizações e no treinamento dos operadores — um ponto muito importante que antecede a “virada de sistema”. 

 “Com os mapeamentos em mãos, consegui direcionar melhor o meu treinamento e otimizar todas as rotinas existentes. Pude dividir o treinamento em várias equipes para especificar o que cada setor ou perfil de usuário iria utilizar.”

Os treinamentos da Vertical Assistencial foram realizados em um mês, divididos por perfis: TIs, médicos, anestesistas, enfermeiros, técnicos de enfermagem, equipe multidisciplinar (envolvendo nutricionistas, terapeutas ocupacionais, fisioterapeutas, psicólogos, assistentes sociais), equipe de recepção dos SADTs (Serviço de Apoio Diagnóstico Terapêutico) e equipe de laudos.

Esse período formou multiplicadores para que a Wareline estivesse presente em todos os setores do Dona Balbina durante a “operação assistida”.  O que foi essencial.

“Foi bastante interessante ver a diferença entre o dia do treinamento e o dia a dia deles na ‘operação assistida’. Os colaboradores (do hospital) tinham muitos receios de que a nova rotina interferisse no planejamento do trabalho, mas, ao utilizarem o sistema, puderam perceber que existia vantagem no processo e que isso agilizaria a rotina atual. Fiquei muito satisfeita com o retorno positivo que tive dos colaboradores em geral, querendo explorar o sistema, perguntando das facilidades – e querendo contribuir para a melhora!”, conta Aline.

> Victor Hugo da Silva Pereira, Técnico de Atendimento ao Cliente e Operações da Vertical Assistencial

Victor Hugo foi um dos “braços-direitos” de Aline durante o treinamento a médicos e enfermeiros para o uso dos módulos PEP (Prontuário Eletrônico do Paciente), Atendimento e Enfermagem.

Durante a “operação assistida”, ainda contribuiu para dar suporte na recepção, triagem e na sala de atendimento médico. Com comunicação assertiva, estimulou aqueles que ainda eram resistentes às novas mudanças. “No geral, foi uma ‘virada de sistema’ bem aceita. A grande maioria dos colaboradores estava empolgada com as funcionalidades do sistema e com a facilidade”.

> Marta Lopes Braga, Especialista Contábil da Wareline

Marta realizou três semanas de visitas prévias para levantar o processo do Hospital Dona Balbina e treinar a equipe. Depois, adequou a melhor parametrização para atender as exigências da contabilização de acordo com o plano de contas da ANS (Agência Nacional de Saúde Suplementar). 

O foco era realizar o máximo de integração e minimizar os lançamentos manuais. “No primeiro contato com o cliente fomos informados que eles controlavam as vidas do seu plano de saúde de forma analítica, sem um software de plano de saúde. A mesma coisa na contabilidade, o que torna o plano de contas muito extenso”.

Com experiências anteriores, Marta demonstrou que era possível atender às exigências da ANS de maneira mais sucinta, criou padronizações, sugeriu mudanças que impactaram no setor de compras e simulou lançamentos para entender se a necessidade do cliente estava, de fato, sendo atendida.

“Integrar as informações é o sonho de clientes dispostos a absorverem o máximo de conteúdo possível. A contratação do nosso software ocorreu devido a módulos que visam esta integração. Quando mostramos o resultado, os colaboradores ficaram muito satisfeitos.”

O trabalho não termina aqui

Quando uma instituição de saúde contrata o sistema hospitalar da Wareline, é firmada uma parceria. E, como toda parceria, significa que agora estamos juntos em um mesmo propósito: o de otimizar a rotina hospitalar para melhorar a saúde do nosso País.

O nosso trabalho não termina aqui. Há o processo de implantação do sistema da Wareline, há a “virada de sistema” e agora há todo um time empenhado para que o suporte se mantenha ao longo de toda a parceria entre Wareline e instituição de saúde. Vamos juntos trabalhar para uma grande virada do seu sistema?

INTRODUÇÃO

Quando uma instituição de saúde contrata o conecte/w, sistema hospitalar da Wareline, há todo um processo de implantação: mapeamentos, kick off, fase de cadastros, treinamentos e simulações.

Ao final, acontece a famosa “virada de sistema”. É quando o software passa a funcionar em definitivo — e por completo — na instituição! Vem entender como é esse processo com um caso real: o do Hospital Dona Balbina.